Jak uspořádat konferenci? Přečtěte si základní pravidla

Uspořádání konference není jednoduchá záležitost. V prvé řadě byste se měli rozhodnout, zda akci zorganizujete vlastními silami (tzn. s pomocí spolupracovníků z řad zaměstnanců), na klíč (najmete si specializovanou firmu) nebo zkombinujete obě strategie. Významnou roli hraje také složení účastníků – bude se jednat o jedno národnostní, nebo mezinárodní konferenci? Naprosto zásadní je samozřejmě také rozpočet. Rozpětí se pohybuje od desítek tisíc po miliony korun. Jakmile si ujasníte tyto základní aspekty, můžete přistoupit k navazujícím rozhodnutím.

Jaké jsou hlavní okruhy?

Jakožto organizátor akce musíte vyřešit následující okruhy – téma a hlavní řečníky, dobu trvání, harmonogram, termín konání, prostory pro konferenci v Praze či v jiném městě, sponzorství, marketing, moderování a služby, které událostí tohoto typu úzce souvisí (např. pronájem techniky, překladatelství, fotograf apod.).

Výběr konferenčního sálu

V případě konference, která se protáhne na několik dní, je nezbytné také ubytování pro hosty. Z tohoto hlediska jsou dobrou volbou komfortní hotely v Praze, jako je například Hotel Belvedere Prague. Čtyřhvězdičkový komplex nabízí moderně zařízený konferenční sál v Praze s kapacitou pro několik set osob a několik menších salonků. Zároveň můžete využít cateringový servis a další užitečné služby.

Nebuďte na vše sami

Nemáte-li s pořádáním konferencí žádné předchozí zkušenosti, nesnažte se vše vyřešit sami. Naopak co nejvíce činností delegujte na kompetentní osoby a dohlédněte, zda vše probíhá podle plánu. Přijměte fakt, že se žádná akce neobejde bez menších organizačních zádrhelů – na druhou stranu si dejte pozor na ty největší potenciální problémy a zajistěte dostatečnou kapacitu konferenčního sálu, funkční techniku a dostatek jídla a pití. Hosté, kteří nemají hlad a žízeň, vám leccos odpustí.

---